Vos commerciaux vendent en Italie : le risque d'établissement stable

L’Employer of Record règle la question de l’emploi : le salarié a un contrat italien et nous sommes son employeur. Il ne règle pas automatiquement une autre question, fiscale celle-là : votre société française est-elle imposable en Italie du fait de l’activité de ce salarié ? C’est la question de l’établissement stable. Elle concerne surtout les postes commerciaux.

Ce qu’est un établissement stable  

Un établissement stable est une présence d’une entreprise étrangère suffisante pour que le pays concerné puisse imposer une partie de ses bénéfices. La convention fiscale entre la France et l’Italie, comme les autres conventions inspirées du modèle de l’OCDE, prévoit deux situations principales :

1. une installation fixe d’affaires : un bureau, un local, un site par lequel l’entreprise exerce son activité ;
2. un agent dépendant : une personne qui conclut habituellement des contrats au nom de l’entreprise, ou joue le rôle principal dans leur conclusion.

C’est le deuxième cas qui concerne les commerciaux.

Les signaux d’alerte  

• le salarié signe des contrats au nom de votre société ;
• il négocie les conditions et le siège se contente de valider sans examen ;
• il dispose d’un bureau en Italie à la disposition de l’entreprise ;
• il engage l’entreprise auprès des clients de façon habituelle.

À l’inverse, un salarié qui prospecte, présente les produits, transmet les demandes au siège, où les contrats sont réellement négociés et signés, est dans une situation beaucoup moins exposée. Le développeur, le chef de projet ou l’attaché de recherche clinique ne posent en général pas cette question.

Les conséquences  

Si un établissement stable est reconnu, l’Italie peut imposer la part des bénéfices attribuable à l’activité italienne. Il faut alors des obligations déclaratives en Italie, et d’éventuelles pénalités si la situation n’a pas été déclarée. Le risque existe quel que soit le modèle d’emploi : EOR, freelance ou salarié détaché.

Comment organiser le poste  

1. Définir clairement le rôle dans le contrat et la fiche de poste : prospection, présentation, suivi client.
2. Garder la signature au siège : les contrats sont signés par la société française, après une négociation réellement menée ou validée par le siège.
3. Pas de bureau dédié à votre entreprise en Italie, au moins au début ; le salarié travaille depuis son domicile ou en déplacement.
4. Documenter le processus de décision commerciale.
5. Revoir la situation quand l’activité grandit.

Ces mesures réduisent le risque mais ne le suppriment pas dans tous les cas. Faites valider l’organisation par votre conseil fiscal [review : à valider par un fiscaliste avant publication].

Quand une filiale devient la meilleure option  

Si votre activité commerciale en Italie devient importante et que vos équipes ont besoin de signer localement, créer une filiale est souvent plus simple que de gérer un risque d’établissement stable. La filiale est imposée en Italie sur ses propres bénéfices, avec des prix de transfert à définir entre elle et le siège. Nous accompagnons ce passage et transférons les salariés.

Pour les entreprises belges, suisses, luxembourgeoises et québécoises  

La logique est la même, mais c’est la convention fiscale entre votre pays et l’Italie qui s’applique. Les définitions peuvent varier légèrement selon les conventions. Le Canada et la Suisse ont leurs propres conventions avec l’Italie.

En résumé  

L’EOR règle l’emploi ; la question de l’établissement stable relève de la fiscalité de votre société. Pour un commercial, organisez le poste de façon à garder la conclusion des contrats au siège, documentez, et faites valider. Pour recruter ce profil, voir recruter des commerciaux en Italie .

Questions fréquentes  

Un salarié en télétravail crée-t-il un bureau ? Le domicile d’un salarié n’est en général pas considéré comme une installation de l’entreprise s’il n’est pas à la disposition de celle-ci. La question reste à examiner selon les faits et la convention applicable.

Les salons professionnels posent-ils problème ? Une présence ponctuelle sur un salon n’est en général pas suffisante. C’est l’habitude et la permanence qui créent le risque.

Qui doit analyser le risque ? Votre conseil fiscal, qui connaît la structure de votre groupe. Nous fournissons la description du poste et l’organisation réelle du travail pour l’aider.